Visselblåsning

Inledning
Missförhållanden och oegentligheter är en del av vår värld och kan i stort eller smått dyka upp i alla sammanhang, även hos oss.

Införandet av vår visselblåsarportal är ett sätt att vara förberedd och handlingskraftig då detta sker, för att på så sätt minimera eventuella skador för våra medarbetare, vår organisation och för alla dem som på ett eller annat sätt berörs av den verksamhet vi bedriver.

VK Media koncernen omfattas av bolagen- Västerbottens-Kurirens Media AB, Folkbladet Västerbotten AB, Tidningar i Norr AB samt Fiber8 AB. Koncernens bolag har en gemensam visselblåsarportal.

Vem kan rapportera?
En anmälan om visselblåsning kan lämnas av alla som har eller har haft en yrkesmässig koppling till VK Media.

Det innefattar alla anställda, arbetssökande, praktikanter, aktieägare, styrelsemedlemmar och samarbetspartner. Det innefattar även andra som utför arbete under koncernens kontroll och ledning.

Vad kan rapporteras vid visselblåsning?
Alla missförhållanden eller oegentligheter kan anmälas så länge två villkor är uppfyllda:
1. Att det föreligger ett allmänintresse av att missförhållandet kommer fram.
2. Att anmälaren har skälig anledning anta att informationen som lämnas är sann.

Det som påstås i anmälan måste ha saklig grund och får inte vara illvilliga anklagelser eller spekulationer. Det finns inga krav på att det ska finnas bevis, men utgångspunkt bör vara förstahandsinformation.

Några exempel på missförhållanden av allmänt intresse är jäv, mutor, bedrägerier, miljöbrott, integritetsbrott, allvarliga datasäkerhetsbrister och fara för liv och hälsa.

Ärenden som avser missnöje på arbetsplatsen eller klagomål som rör egna personliga omständigheter ska tas upp med ansvarig chef, eller fackliga representanter eftersom dessa frågor inte kan behandlas som visselblåsarärenden.

Hur görs en anmälan?
Koncernen VK Media har valt en helt fristående aktör, CRD Protection AB för att sköta såväl mottagning som handläggning och i förekommande fall även utredning av inkomna anmälningar.

Deras digitala visselblåsartjänst ger möjlighet till fullständig anonymitet och oberoende handläggning, utredning och uppföljning av anmälan. Anmälan om misstanke av missförhållanden eller oegentligheter görs via Visselblåsarportalen.

Hur hanteras en anmälan vid visselblåsning?
Visselblåsaren redogör för det misstänkta missförhållandet och kan välja att vara helt anonym. Det är viktigt att spara lösenordet till ärendet för att ta del av återkopplingen och kommunikationen som sker via portalen.
CRD Protection kommer att föredra ärendet och sina rekommendationer för fortsatt handläggning och eventuell utredning, för VK Medias visselblåsargrupp.

I samråd med CRD Protection fattar VK Medias visselblåsargrupp beslut om vilka åtgärder som ska vidtas.

VK Medias visselblåsargrupp och deras mandat
Visselblåsargruppens uppgift är att ta del av inkomna ärenden och i samråd med CRD fatta beslut om handläggning och utredning och vilka åtgärder som ska vidtas. Gruppen kan tilldela CRD ett oberoende utredningsuppdrag. Medlemmar i gruppen är personer med följande befattningar inom VK Media: HR chef, kundservicechef, säljchef företag samt huvudskyddsombud.

Gruppen är självständig i förhållande till VK Media i övrigt och medlemmarna besitter ett eget, oberoende beslutsmandat och har tystnadsplikt gentemot verksamheten i övrigt. Bedöms någon i gruppen som jävig så deltar denne inte i handläggningen.
Gruppen kan dock inom ramen för handläggningen av ett ärende, bedöma att det finns skäl för en annan enhet eller företrädare inom VK Media att vidta fortsatta åtgärder med anledning av det som framkommit i ärendet, ska de uppgifter som är nödvändiga för den fortsatta åtgärden tillhandahållas den enheten eller företrädaren.

Skydd mot repressalier och hindrande åtgärder
I lagen finns ett förbud mot att hindra eller försöka hindra en anmälare från att anmäla eller vidta repressalier mot anmälaren eller dess anhöriga, eller mot tredje man som bistått anmälaren vid anmälan, så länge anmälaren inte därigenom gjorts skyldig till brott. Vidare är det även förbjudet att efterforska anmälarens identitet.

Med repressalie menas olika former av bestraffningar som till exempel uppsägning, avskedande, avstängning, degradering, utebliven befordran, ändrade arbetsuppgifter, omplacering, lönesänkning, ändrade arbetstider, trakasserier, orättvis behandling och negativa vitsord.

Åsidosättande av tystnadsplikt och röjande av sekretessbelagda uppgifter
Uppgifter som omfattas av tystnadsplikt, dock ej kvalificerad* sådan, får röjas om det finns en skälig anledning att anta det är nödvändigt för att avslöja missförhållandet. Märk väl att även om uppgifterna får utlämnas, gäller detta inte handlingarna i vilka de förekommer.

Visselblåsare har rätt att inhämta information som man egentligen inte har rätt att ta del av, så länge inhämtandet inte utgörs av en brottslig handling och är nödvändig för att avslöja missförhållandet.

*Uppgifter som enligt offentlighets – och sekretesslagen är skyddade av kvalificerad tystnadsplikt, rörande känsliga hälsouppgifter eller rikets säkerhet får aldrig lämnas ut, ej heller muntligt.

Skydd i form av ansvarsfrihet vid visselblåsning
Med skydd i form av ansvarsfrihet menas att en rapporterande person inte får göras ansvarig för att ha åsidosatt en tystnadsplikt. Tystnadsplikten kan följa av ett avtal mellan arbetsgivaren och den anställde eller av ett beslut som arbetsgivaren har fattat med stöd av arbetsledningsrätten.

En förutsättning för skydd är att personen hade skälig anledning att anta att det var nödvändigt att rapportera informationen för att avslöja ett missförhållande. Visselblåsaren får inte heller hållas ansvarig för att ha anskaffat information även om han/hon har brutit mot regler som arbetsgivaren har ställt upp. Det kan till exempel vara att den anställde kopierat eller tagit med sig dokument från arbetsplatsen, eller har tagit sin in på platser som han/hon i vanliga fall inte har tillgång till eller ha fotograferat företagets lokaler i strid mot de regler som finns på arbetsplatsen.

Ansvarsfrihet ges dock inte om personen genom att inskaffa informationen gör sig skyldig till brott. Exempel på brott som kan begås vid inhämtandet av information är till exempel stöld, olaga intrång eller dataintrång.

Mer information om hur en visselblåsning går till finns under Visselblåsarportalen.
Frågor kan ställas till HR chef, [email protected], +46 90 17 61 00